Julio García Gómez, director de comunicación de la Fundación Economía y Salud y especialista en gestión de talento, ha presentado un decálogo de directrices técnicas orientadas a combatir la ineficacia en el entorno laboral, fenómeno conocido como «reunionitis». La propuesta institucional se fundamenta en la optimización del tiempo, la definición estricta de objetivos y la implementación de metodologías de síntesis para incrementar la productividad en las organizaciones.
El modelo de gestión propuesto establece límites temporales rigurosos según la naturaleza del encuentro. De acuerdo con el experto, las reuniones diarias de coordinación no deben superar los 10 minutos de duración. Para las sesiones de carácter semanal, el límite se fija en 45 minutos, mientras que los encuentros mensuales, de mayor calado estratégico, pueden extenderse entre 60 y 75 minutos. Esta jerarquización busca evitar la ocupación inercial de franjas horarias en los calendarios corporativos sin una justificación operativa previa.
Una de las innovaciones metodológicas destacadas es la regla de los Titulares Periodísticos de Portada (TPP). Esta técnica requiere que los intervinientes expongan la conclusión o la idea principal al inicio de su alocución, construyendo el resto de su intervención de forma sucinta alrededor de ese eje. El objetivo es eliminar las divagaciones y asegurar que el mensaje central sea captado de manera inmediata por el resto de los asistentes, bajo la supervisión de un moderador encargado de regular los turnos de palabra y el cumplimiento del orden del día.
En cuanto a la gestión de elementos distractores, la recomendación técnica incluye la exclusión de dispositivos móviles durante el desarrollo de las sesiones. La propuesta sugiere depositar los terminales en un espacio común fuera de la mesa de trabajo para garantizar la atención plena de los participantes, manteniendo el sonido activado únicamente para urgencias detectadas externamente. Esta política de concentración se hace extensiva a las reuniones telemáticas, donde se apela a un dinamismo reforzado por parte del moderador y a un uso preciso de la comunicación gestual.
Finalmente, el protocolo de eficacia subraya la importancia del seguimiento post-reunión. Todo encuentro debe concluir con la redacción de un acta que registre de forma explícita los acuerdos alcanzados, los responsables de su ejecución y los plazos de cumplimiento. Este documento técnico debe ser distribuido a los interesados pocas horas después de la finalización del encuentro. Con estas medidas, se pretende transformar la cultura de trabajo hacia un modelo de reuniones ejecutivas, planificadas y orientadas exclusivamente a la obtención de resultados tangibles.
